Постановление Администрации городского округа город Воронеж от 28.11.2014 N 1802 "Об утверждении Положения об управлении по работе с обращениями граждан и документооборота администрации городского округа город Воронеж"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 ноября 2014 г. № 1802
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ УПРАВЛЕНИИ ПО РАБОТЕ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ДОКУМЕНТООБОРОТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ВОРОНЕЖ
На основании решения Воронежской городской Думы от 16.07.2014 № 1575-III "О внесении изменений в решение Воронежской городской Думы от 29.08.2012 № 879-III "О структуре администрации городского округа город Воронеж", а также в целях выполнения функций и задач органов местного самоуправления городского округа город Воронеж администрация городского округа город Воронеж постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении по работе с обращениями граждан и документооборота администрации городского округа город Воронеж.
2. Признать утратившими силу:
- распоряжение администрации городского округа город Воронеж от 15.11.2012 № 1559-р "Об утверждении Положения об управлении по работе с гражданами и структурами гражданского общества администрации городского округа город Воронеж";
- распоряжение администрации городского округа город Воронеж от 28.08.2013 № 705-р "О внесении изменений в распоряжение администрации городского округа город Воронеж от 15.11.2012 № 1559-р".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Глазьева С.А.
Глава городского
округа город Воронеж
А.В.ГУСЕВ
Утверждено
постановлением
администрации городского
округа город Воронеж
от 28.11.2014 № 1802
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
И ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ГОРОД ВОРОНЕЖ
1. Общие положения
1.1. Управление по работе с обращениями граждан и документооборота (далее - Управление) является самостоятельным структурным подразделением администрации городского округа город Воронеж и находится в непосредственном подчинении заместителя главы администрации - руководителя аппарата.
1.2. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, законами и иными правовыми актами Воронежской области, Уставом городского округа город Воронеж, иными правовыми актами органов местного самоуправления городского округа город Воронеж, а также настоящим Положением.
1.3. Положение об Управлении утверждается, изменяется постановлением администрации городского округа город Воронеж.
1.4. Финансирование расходов на содержание Управления осуществляется за счет средств бюджета городского округа город Воронеж.
1.5. Информационное, документационное, материально-техническое, транспортное обеспечение деятельности Управления осуществляют соответственно управление делами, учета и отчетности администрации городского округа город Воронеж и иные структурные подразделения администрации городского округа город Воронеж.
1.6. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями независимо от их организационно-правовой формы.
2. Основные задачи Управления
Основными задачами Управления являются:
2.1. Обеспечение необходимых условий для объективного, всестороннего рассмотрения обращений граждан, адресованных главе городского округа город Воронеж и администрации городского округа город Воронеж, координация деятельности приемных главы городского округа город Воронеж в управах районов городского округа город Воронеж.
2.2. Контроль за рассмотрением обращений граждан.
2.3. Информационно-аналитическая работа с обращениями граждан.
2.4. Методическая работа по организации рассмотрения обращений граждан.
2.5. Осуществление информационно-справочной работы с населением.
2.6. Организационное и документационное обеспечение деятельности администрации городского округа город Воронеж.
2.7. Организационное обеспечение взаимодействия администрации городского округа город Воронеж с Воронежской городской и областной Думой, правительством Воронежской области, другими федеральными и региональными органами государственной власти на территории Воронежской области.
2.8. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами и обращениями граждан, поступающими в администрацию городского округа город Воронеж.
2.9. Содействие в реализации конституционных прав граждан на осуществление территориального общественного самоуправления.
2.10. Информационно-аналитическое, справочное и методическое обеспечение деятельности администрации городского округа город Воронеж по организационным вопросам, по вопросам делопроизводства и документооборота.
3. Основные функции Управления
Управление исполняет следующие функции:
3.1. Регистрация, учет и первичная обработка поступивших обращений граждан в системе делопроизводства и документооборота.
3.2. Организация личного приема граждан главой городского округа город Воронеж, первым заместителем главы администрации по городскому хозяйству, первым заместителем главы администрации по стратегическому планированию, экономике и финансам (далее - первые заместители), заместителем главы администрации - руководителем аппарата, заместителями главы администрации по градостроительству, по социальной политике, заместителем главы администрации (далее - заместители), а также руководителями структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж.
3.3. Организация прохождения письменных обращений граждан, поступающих в администрацию городского округа город Воронеж, и направление их на рассмотрение главе городского округа город Воронеж, первым заместителям, заместителям, руководителям структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж.
3.4. Уведомление граждан о направлении их обращений на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления, другие организации или должностным лицам в соответствии с их компетенцией. Уведомление граждан о направлении копий их обращений в государственные органы, органы местного самоуправления, другие организации или должностным лицам, если поставленные в обращениях вопросы относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц.
3.5. Осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации городского округа город Воронеж.
3.6. Организация проверки фактов, изложенных в обращениях граждан, в том числе с выездом на место.
3.7. Оперативное и систематическое информирование главы городского округа город Воронеж, заместителя главы администрации - руководителя аппарата о количестве и категориях поступающих в администрацию городского округа город Воронеж обращений граждан.
3.8. Внесение в установленном порядке предложений по совершенствованию делопроизводства и документооборота в администрации городского округа город Воронеж, совершенствованию работы с обращениями граждан и организации личного приема граждан.
3.9. Осуществление анализа поступивших в администрацию городского округа город Воронеж обращений граждан, подготовка информационных, аналитических и статистических материалов.
3.10. Оказание методической и консультативной помощи в организации делопроизводства, документооборота, работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж, в том числе подготовка методических рекомендаций по вопросам, отнесенным к основным полномочиям Управления.
3.11. Изучение и обобщение опыта работы структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж с обращениями граждан.
3.12. Организационное обеспечение реализации полномочий администрации городского округа город Воронеж по руководству и координации деятельности структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж.
3.13. Организационное обеспечение перспективного и текущего планирования деятельности администрации городского округа город Воронеж и ее структурных подразделений.
3.14. Организация дежурства ответственных работников администрации городского округа город Воронеж, муниципальных предприятий и учреждений в выходные и праздничные дни.
3.15. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с документами, осуществление контроля за соблюдением требований инструкции по делопроизводству в администрации городского округа город Воронеж и ее структурных подразделениях.
3.16. Участие в подготовке и организации массовых мероприятий, посвященных Дню города, знаменательным датам России и Воронежской области, проводимых на территории городского округа город Воронеж, в части, касающейся приглашения почетных гостей, награжденных памятным знаком "Воронеж - город воинской славы", составления списков гостей, рассылки приглашений.
3.17. Проведение в установленном порядке работы по награждению предприятий, организаций, их отдельных работников, жителей городского округа город Воронеж почетными грамотами администрации городского округа город Воронеж, благодарностями главы городского округа город Воронеж и благодарственными письмами администрации городского округа город Воронеж.
3.18. Оказание содействия избирательным комиссиям в части образования избирательных участков, составления списков избирателей и другой предусмотренной федеральным и областным законодательством работы по подготовке и проведению референдумов и выборов всех уровней.
3.19. Обеспечение регистрации уставов территориального общественного самоуправления, изменений и дополнений в них, ведение Единого муниципального реестра уставов территориального общественного самоуправления, оформление удостоверений председателей комитетов территориального общественного самоуправления.
3.20. Осуществление курьерской доставки корреспонденции в правительство Воронежской области, Воронежскую городскую Думу, прокуратуру города Воронежа.
3.21. Организация подготовки и проведения практики студентов образовательных учреждений высшего образования в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж.
3.22. Организация составления номенклатуры дел в структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж, составление проекта сводной номенклатуры дел, представление ее на утверждение и согласование в экспертно-проверочную комиссию архивного отдела Воронежской области.
3.23. Организация работы по ведению ведомственного архива администрации городского округа город Воронеж (прием, обработка (систематизация) и хранение документов, выдача справок по запросам).
3.24. В пределах своих полномочий подготовка распорядительных документов, рассмотрение представленных структурными подразделениями администрации городского округа город Воронеж проектов распорядительных документов.
3.25. Иные функции в соответствии с поручениями главы городского округа город Воронеж, заместителя главы администрации - руководителя аппарата.
4. Права Управления
Управление в пределах своей компетенции вправе:
4.1. Запрашивать и получать:
- в государственных органах, органах местного самоуправления, структурных подразделениях администрации городского округа город Воронеж документы и материалы о ходе и результатах рассмотрения обращений граждан;
- справочные и информационные материалы в различных органах и организациях по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
4.2. Вносить главе городского округа город Воронеж, заместителю главы администрации - руководителю аппарата для рассмотрения на заседаниях, совещаниях предложения по вопросам, входящим в компетенцию Управления.
4.3. Участвовать в работе сессий Воронежской городской Думы, принимать участие в совещаниях, заседаниях коллегиальных органов, семинарах, конференциях, проводимых главой городского округа город Воронеж, должностными лицами администрации городского округа город Воронеж, правительства Воронежской области, а также в международных и общероссийских мероприятиях по согласованию с главой городского округа город Воронеж, заместителем главы администрации - руководителем аппарата.
4.4. Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями администрации городского округа город Воронеж по вопросам организации исполнения протокольных поручений главы городского округа город Воронеж, заместителя главы администрации - руководителя аппарата, определенных на совещаниях, заседаниях коллегии.
4.5. Пользоваться муниципальными информационными ресурсами.
4.6. Привлекать структурные подразделения администрации городского округа город Воронеж для участия в рассмотрении обращений граждан.
4.7. Вносить предложения о создании совещательных органов, комиссий и советов по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
4.8. Созывать совещания с привлечением представителей структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
4.9. Организовывать и проводить конференции, семинары, встречи, выставки, смотры и другие мероприятия, направленные на достижение поставленных задач и реализацию возложенных функций.
4.10. Разрабатывать проекты решений Воронежской городской Думы, правовых актов администрации городского округа город Воронеж по вопросам, относящимся к компетенции Управления.
4.11. Давать заключения по проектам правовых актов и нормативно-технических документов в части вопросов, относящихся к компетенции Управления.
4.12. Рассматривать документы, поступающие от граждан, адресованные главе городского округа город Воронеж, и по вопросам, не требующим доклада; направлять поручения руководителям структурных подразделений администрации городского округа город Воронеж, предприятий, учреждений городского округа город Воронеж.
4.13. Осуществлять иные полномочия по поручению главы городского округа город Воронеж, заместителя главы администрации - руководителя аппарата.
5. Обязанности Управления
Управление обязано:
5.1. Выполнять требования законодательства Российской Федерации, Воронежской области, муниципальных правовых актов городского округа город Воронеж.
5.2. Обеспечивать сохранность служебной и государственной тайны, не допускать разглашения персональных данных физических лиц и иной охраняемой законом информации.
5.3. Давать разъяснения юридическим и физическим лицам по вопросам, входящим в компетенцию Управления.
5.4. Принимать в рамках своей компетенции меры и вносить предложения по улучшению работы Управления, администрации городского округа город Воронеж.
5.5. Исполнять иные обязанности в соответствии с выполняемыми задачами и действующим законодательством.
6. Структура Управления и организация его работы
6.1. Управление состоит из следующих структурных подразделений:
- отдел рассмотрения и мониторинга обращений граждан;
- отдел делопроизводства и документооборота.
6.2. Организационная структура и штатное расписание Управления утверждаются распоряжениями администрации городского округа город Воронеж в установленном порядке.
6.3. Руководство Управлением осуществляет руководитель Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой городского округа город Воронеж.
6.4. Руководитель Управления:
6.4.1. Организует работу Управления в соответствии с задачами и функциями Управления.
6.4.2. Разрабатывает и представляет на утверждение главе городского округа город Воронеж, заместителю главы администрации - руководителю аппарата положение об Управлении, структуру Управления.
6.4.3. Определяет функции структурных подразделений Управления, разрабатывает должностные инструкции для сотрудников Управления, распределяет их должностные обязанности.
6.4.4. Подписывает документы от имени Управления в пределах своей компетенции.
6.4.5. Вносит предложения заместителю главы администрации - руководителю аппарата о поощрении сотрудников Управления и применении к ним мер дисциплинарного воздействия.
6.4.6. Вносит предложения заместителю главы администрации - руководителю аппарата по повышению квалификации сотрудников Управления.
6.4.7. Принимает участие в формировании кадрового резерва и его подготовке.
6.4.8. Вносит предложения заместителю главы администрации - руководителю аппарата о командировании сотрудников Управления.
6.4.9. Участвует в совещаниях, заседаниях коллегий, комиссий и других органов администрации городского округа город Воронеж, Воронежской городской Думы, правительства Воронежской области по согласованию с главой городского округа город Воронеж, заместителем главы администрации - руководителем аппарата.
6.4.10. Представляет администрацию городского округа город Воронеж во взаимоотношениях с органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
6.4.11. Решает иные вопросы, отнесенные к полномочиям Управления.
6.5. Заместитель руководителя Управления - начальник отдела делопроизводства и документооборота исполняет полномочия руководителя Управления в период его отсутствия в соответствии с распоряжением администрации городского округа город Воронеж.
7. Ответственность Управления
Руководитель Управления, заместитель руководителя Управления - начальник отдела делопроизводства и документооборота, сотрудники Управления несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций Управления в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Руководитель управления
по работе с обращениями
граждан и документооборота
Л.П.ШАКАЛОВА
------------------------------------------------------------------